เทคโนโลยีสำนักงาน

  ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทต่อการดำเนินธุรกิจ การทำงานในสำนักงานและการบริหารงานสำนักงานจึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ค่อนข้างมาก เพื่อความได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้น หากธุรกิจใดบริหารงานโดยไม่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยอาจทำให้เสียโอกาสทางการแข่งขัน และความอยู่รอด การทำงานของคนในสำนักงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ 70-80 ในการทำงานที่ต้องใช้ความรู้และความสัมพันธ์กับข้อมูล ดังนั้นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศจึงถูกนำมาประยุกต์ใช้ในการช่วยจัดการข้อมูลภายในสำนักงาน ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ขณะเดียวกันเทคโนโลยีสารสนเทศที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วก็มีผลให้ระบบงานได้รับผลกระทบเป็นระยะและต้องมีการติดตั้งสิ่งใหม่ ตลอดจนสร้างองค์ความรู้เพิ่มเติม เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ ตลอดจนต้องหาวิธีการบริหารจัดการให้ เหมาะสม

รูปที่ 1.1 แสดงภาพการทำงานของคนในสำนักงาน

1.1 เทคโนโลยีสารสนเทศสำนักงาน
              1.1.1 ความหมายของเทคโนโลยีสำนักงาน
              เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด
              1.1.2 เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน
               เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้
                   1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงานได้แก่
                           เทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง ตัวเครื่องและอุปกรณ์ประกอบของคอมพิวเตอร์ เช่น จอภาพ แป้นพิมพ์ เมาส์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
                           เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่นำมาใช้สำหรับควบคุมให้อุปกรณ์ต่าง ๆ ให้ทำงานสัมพันธ์กัน ในสำนักงานนิยมใช้ชุดคำสั่งในงานด้านประมวลผลคำ การคำนวณ การสร้างฐานข้อมูล และการนำเสนองาน เป็นต้น
                           เทคโนโลยีฐานข้อมูล (Database) ฐานข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานสำนักงานปัจจุบัน เนื่องด้วยต้องการให้การตัดสินใจ หรือการทำงานต่าง ๆ มีความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดจึงมีการพัฒนา

รูปที่ 1.2 แสดงภาพเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

                   2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีสำนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขนาดอุปกรณ์ต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ทำให้ธุรกิจสามารถจัดซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ได้โดยง่าย

รูปที่ 1.3 แสดงภาพเทคโนโลยีสำนักงาน

                   3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานในสำนักงาน เนื่องด้วยความสามารถในการสื่อสารรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความเร็วที่เพิ่มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี และเทคโนโลยีมีขนาดและต้นทุนที่ลดลง เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่นิยมใช้ใน
สำนักงานได้แก่ ระบบอินทราเน็ต (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้เกิดการประชุมทางไกล หรือการส่งผ่านข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

รูปที่ 1.4 แสดงภาพการใช้เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร

1.2 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในสำนักงาน
              เมื่อพิจารณาถึงการใช้เทคโนโลยี อาจสรุปได้ว่า มีสำนักงาน 2 ประเภท ประเภทแรกเป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักในการปฏิบัติงาน เทคโนโลยีที่ใช้มีทั้งเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ประเภทที่สอง คือสำนักงานที่ไม่ได้ใช้เทคโนโลยีใด ๆ เป็นหลักแต่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารสนับสนุนการปฏิบัติงาน สำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักนั้น เทคโนโลยีมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานอย่างแน่นอนในทุก ๆ ด้าน เพราะถ้าหากไม่รู้จักใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์แล้วย่อยจะไม่สามารถบริหาร จัดการให้ประสบความสำเร็จได้ เทคโนโลยีจะถูกใช้เป็นทั้งกลยุทธ์ในการดำเนินงาน เป็นทั้งเครื่องมือสำหรับปฏิบัติงาน เป็นทั้งระบบที่สนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถให้บริการและยังช่วยในการ สร้างเสริมพันธมิตรทางธุรกิจให้มั่งคงมากยิ่งขึ้นด้วย สำหรับสำนักงานที่ยังไม่ได้ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักนั้น เมื่อพิจารณาให้ถี่ถ้วนแล้วอาจพบว่าในการปฏิบัติงานยังคงต้องพึงพาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเป็นอย่างมาก การที่จะให้งานสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จในการดำเนินการ นักบริหารที่ทันสมัยจึงพยายามอย่างยิ่งที่จะนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้ในสำนักงานนั้นสามารถแบ่งได้เป็น 4 ระดับ (อาทิมา แป้นธัญญานนท์, 2545 : 26) คือ
              ระดับปฏิบัติงาน การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในกิจกรรมบางอย่างที่ต้องทำซ้ำ ๆ กันโดยไม่ต้องมีการตัดสินใจ เช่น การตอบคำถามผู้มาใช้บริการ การผลิตเอกสารสำนักงาน การทำสำเนาเอกสาร หรือการเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการสื่อสาร เป็นต้น
              ระดับสนับสนุนการทำงาน เป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการรวบรวมข้อมูล ข่าวสารที่ใช้ในกิจการ การจัดการระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการค้นคืนเพื่อใช้งาน เป็นต้น
              ระดับบริหาร เป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุม ตรวจสอบ การปฏิบัติงานต่าง ๆ ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในการทำงาน เช่น การบริหารโครงการ การบริหารการจัดซื้อ เป็นต้น
             ระดับกลยุทธ์ คือ ระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดกลยุทธ์เพื่อต่อสู้กับคู่แข่ง ในระยะยาว โดยคำนึงถือสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกของธุรกิจ เช่น แนวโน้มของผลิตภัณฑ์ในตลาด เป็นต้น

1.3 การจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน
             1.3.1 ความหมายของการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน  
             สิน พันธุ์พินิจ ( 2549:1) กล่าวว่า " การจัดการเป็นการจัดคนทำงานตามที่เราต้องการ ในขณะที่ การจัดการเทคโนโลยี เป็นการจัดคนและเทคโนโลยีให้ทำงานด้วยกันตามที่เราต้องการ" การจัดการเทคโนโลยี จึงเกี่ยวข้องกับการประยุกต์ "Know-how" อย่างเป็นระบบทั้งด้านวิชาการ (Tecnnical) กับการจัดการ (Managerial) เพื่อผลิตสินค้าและการบริการให้สอดคล้องกับความต้องการของประชาชน
เกรนอร์ ( Gaynor , 1999, p.4) ให้ความหมายว่า การจัดการเทคโนโลยี (Prienciples of Technology Management) หมายถึง ความรู้ของการที่จะทำสิ่งต่างๆอย่างไร (How) ให้เป็นระบบ (System) ที่สังคมพึงพอใจในการนำมาใช้ เพื่อให้ตรงตามความต้องการทั้งในปัจจุบันและอนาคต ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า การจัดการเทคโนโลยี คือ วิธีการ กระบวนการ ในการประยุกต์ใช้ความรู้ทางวิทยาศาสตร์อย่างเป็นระบบ เพื่อพัฒนาผลผลิตที่เป็นประโยชน์ต่อสังคมและมนุษย์ได้สำเร็จตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิผล ประหยัด และเป็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน สำหรับการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน นั้นก็คือ การหาวิธีการใช้ต้นทุนต่ำที่สุดใน การดำเนินการเกี่ยวกับเทคโนโลยีสำนักงานเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยยังคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลสูงสุด ผู้บริหารสำนักงานอาจมีวิธีจัดการหรือบริหารเทคโนโลยีในสำนักงานได้ หลายรูปแบบ ตามแต่ละสถานการณ์ที่เกิดขึ้น และเพื่อแก้ไขอุปสรรคและข้อจำกัดบางประการ มีข้อแนะนำในการจัดการกับเทคโนโลยีในสำนักงาน ดังนี้ (สรัสวดี ราชกุลชัย, 2546 : 401)
             คำนึงถึงเป้าหมายหลักขององค์การและวิเคราะห์ผลในการนำเทคโนโลยีมาใช้
             ตรวจสอบเทคโนโลยีที่ใช้อยู่
             สร้างระบบสนับสนุนในการปฏิบัติงานกับเทคโนโลยี
             เน้นความเข้าใจที่ถูกต้องกับเทคโนโลยีให้พนักงานได้ทราบ  

             1.3.2 หลักสำคัญในการจัดการเทคโนโลยี
               การจัดการเทคโนโลยีควรใช้หลักสำคัญ ( www.drkanchit.com/presentations/
manange_tech.pdf เข้าถึงข้อมูล 19 เมษายน 2550) คือ
               1) มีนโยบายในการจัดการเทคโนโลยี หน่วยงานจำเป็นต้องประกาศนโยบายด้านการจัดการเทคโนโลยีให้ชัดเจน การประกาศนโยบายนั้นหมายความถึงการเขียนนโยบายขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร การแจ้งให้ผู้บริหาร พนักงาน และผู้เกี่ยวข้องทราบ และนำนโยบายนั้นไปปฏิบัติจริง              2) มีผู้รับผิดชอบในการจัดการเทคโนโลยี การปฏิบัติงานใด ๆ จะบรรลุเป้าหมายได้ต่อเมื่อมีการมอบหมายความรับผิดชอบแก่ผู้ที่มีความสามารถ นอกจากนั้นบุคคลผู้นั้นควรเป็นผู้มีความรู้และทักษะอย่างแท้จริง ถ้าหากไม่มีความรู้และทักษะ ก็จำเป็นต้องส่งบุคคลนั้นไปฝึกการอบรม               3) มีการวางแผน การปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้า เพื่อใช้เป็นแนวทางให้ผู้บริหารระดับสูง และผู้ปฏิบัติงานทราบว่างานนั้น ๆ จะต้องทำอะไรบ้าง ใช้ทรัพยากรมากน้อยเพียงใด และคาดหวังได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น 
              4) มีการจัดสรรทรัพยากรสำหรับการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานใด ๆ ล้วนต้องใช้ทรัพยากรมากบ้างน้อยบ้าง ยกตัวอย่างเช่น งบประมาณ ทรัพยากรบุคคล เครื่องมือต่าง ๆ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องสนับสนุนให้ได้รับทรัพยากรอย่างพอเพียง              5) มีการจัดฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงาน การฝึกอบรมนั้นต้องตรงกับความต้องการของ องค์กรและต้องทำให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานต่าง ๆ ของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ              6) มีการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป็นการพิจารณาว่าการดำเนินงานนั้นมีผู้ใดเกี่ยวข้องหรือมีส่วนได้ส่วนเสียบ้าง การกำหนดเช่นนี้ก็เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้เข้ามาร่วมในการดำเนินงานตั้งแต่ต้น และเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการนั้นจะได้ผลดีที่สุด              7) มีการดำเนินงานตามกิจกรรมที่กำหนดไว้ในแผนงานอย่างเหมาะสม แผนงานที่จัดทำขึ้นนั้นระบุกิจกรรมต่าง ๆ เอาไว้ กิจกรรมที่อยู่ในแผนต้องเหมาะสมกับสภาพการณ์ ไม่มีกิจกรรมที่มากเกินไป หรือน้อยเกินไป และการดำเนินงานตามกิจกรรมนั้นจะต้องได้รับการควบคุมให้ทำไปอย่างถูกต้องด้วย              8) มีการวัดผลการดำเนินงานตามกิจกรรม การดำเนินงานกิจกรรมต่าง ๆ ต้องมีการวัดผลตามแนวทางที่กำหนดไว้เพื่อให้แน่ใจว่า ผลการดำเนินงานได้ผลดี              9) มีการจัดเก็บบันทึกรายละเอียดการดำเนินงานเอาไว้อย่างครบถ้วน โดยจัดทำดัชนีสำหรับให้ค้นเรื่องที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง             10) มีการรายงานผลต่อผู้บริหารระดับสูง การรายงานผลเป็นเครื่องมือให้ผู้บริหารรับทราบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน และเพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถเสนอแนะแนวทางการดำเนินงานได้หากเกิดปัญหาใด ๆ ขึ้นระหว่างดำเนินงานตามแผน เมื่อมีการจัดการเทคโนโลยีแล้ว สิ่งที่คาดว่าจะได้รับก็คือ หน่วยงานจะสามารถจัดหาและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างเหมาะสม สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่จัดหาได้ตามที่ตั้งใจไว้และสามารถกำหนดการที่จะเปลี่ยนเทคโนโลยีที่ล้าสมัยให้ทันสมัยยิ่งขึ้นได้
               1.3.3 ความล้มเหลวหรือความผิดพลาดที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีมาใช้
               ปัจจัยที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ จากงานวิจัยของ Whittaker (1999: 23) พบว่า ปัจจัยของความล้มเหลวหรือ ความผิดพลาดที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์การ มีสาเหตุหลัก 3 ประการ ได้แก่
               การขาดการวางแผนที่ดีพอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการวางแผนจัดการความเสี่ยงไม่ดีพอ ยิ่งองค์การมีขนาดใหญ่มากขึ้นเท่าใด การจัดการความเสี่ยงย่อมจะมีความสำคัญมากขึ้นเป็นเงาตามตัว ทำให้ค่าใช้จ่ายด้านนี้เพิ่มสูงขึ้น
               การนำเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมมาใช้งาน การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์การจำเป็นต้องพิจารณาให้สอดคล้องกับลักษณะของธุรกิจหรืองานที่องค์การดำเนินอยู่ หากเลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่สอดรับกับความต้องการขององค์การแล้วจะทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา และเป็น การสิ้นเปลืองงบประมาณโดยใช่เหตุ
               การขาดการจัดการหรือสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง การที่จะนำเทคโนโลยี สารสนเทศเข้ามาใช้งานในองค์กร หากขาดซึ่งความสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงแล้วก็ถือว่าล้มเหลวตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มต้น การได้รับความมั่นใจจากผู้บริหารระดับสูงเป็นก้าวย่างที่สำคัญและจำเป็นที่จะทำให้การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์การประสบความสำเร็จ
 เอกสารอ้างอิง
 มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. การบริหารสำนักงาน. กรุงเทพมหานคร : สำนักพิมพ์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.
 อาทิมา แป้นธัญญานนท์. 2545. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ. กรุงเทพมหานคร : แม็ค.
 www.drkanchit.com/presentations/manange_tech.pdf เข้าถึงข้อมูล 19 เมษายน 2550